De notulen van de vergadering zijn een document dat alle belangrijke beslissingen van dit evenement weerspiegelt. De onjuiste formulering ervan, zowel in betekenis als in uitvoering, kan aanleiding geven tot betwisting door de deelnemers aan de vergadering. Bovendien bestaat het gevaar van het nemen van onjuiste managementbeslissingen als de notulen van de productievergadering vertekende informatie bevatten. Een reeks eenvoudige aanbevelingen zal u helpen om het correct te regelen.
De tekst van dit document bestaat meestal uit twee delen: inleidend en hoofdgedeelte. De notulen van de vergadering (de eerste helft) bevatten een beschrijving van de belangrijkste parameters van het evenement: posities, volledige naam. leden, voorzitter en secretaris. Wanneer een van de aanwezigen een bijzondere status heeft (uitgenodigd, deskundige, waarnemer, etc.) wordt dit ook in het document vermeld. Als de vergadering door veel mensen werd bijgewoond, kunnen de notulen van de vergadering gegevens over hen bevatten opeen apart blad, dat een onafscheidelijk aanhangsel van het document is. Het inleidende deel eindigt met de agenda, die een lijst van behandelde onderwerpen bevat. Het is wenselijk om ze in volgorde van belangrijkheid te rangschikken, maar er kunnen andere factoren zijn die van invloed zijn op de plaats in de lijst met vragen. De structuur van de agenda kan bijvoorbeeld afhangen van de logische samenhang van een deel van de onderwerpen of de tewerkstelling van de personen die aan het evenement deelnemen. Het document zelf is opgesteld op het briefpapier van de organisatie (haar divisie), er moet worden aangegeven wanneer de vergadering heeft plaatsgevonden.
De notulen van de vergadering in het hoofdgedeelte moeten overeenkomen met het inleidende gedeelte. De punten moeten in het bijzonder in dezelfde volgorde staan als op de agenda. Het algoritme voor het construeren van een tekst die informatie over elk agendapunt vastlegt, is als volgt: "geluisterd", "gesproken", "besloten". De hoofdregel bij het schrijven van dit deel van het protocol is dat het geen soort transcript mag worden.
In het bijzonder wordt in de alinea "geluisterd" beschreven wie de hoofdspreker over de kwestie was, wat hij aan het einde van zijn toespraak voorstelde. Volgens de sprekers wordt ook aangegeven wie heeft gezegd wat hij voorstelde. Het besluit legt de definitieve positie van de meerderheid van de deelnemers aan de vergadering vast. Als het door stemming is aangenomen, wordt aangegeven hoeveel mensen er voor waren, hoeveel tegen en hoeveel onthoudingen. Afhankelijk van het belang van de besproken onderwerpen, kan de volledige naam worden vermeld. mensen die een of andere positie hebben ingenomen.
De notulen van de vergadering worden opgemaakt door de secretaris, het document zelf wordt ondertekend door de uitvoerder en de voorzitter van de vergadering. De informatiebron voor de samenstelling ervan zijn handgeschreven concepten, opnamen gemaakt met een voicerecorder, transcripties. Indien voor de oplossing van tijdens de vergadering gesignaleerde kwesties het gezag van een hogere functionaris die niet aan de vergadering heeft deelgenomen, nodig is, kan aanvullend goedkeuring van besluiten door dit hoofd worden verleend. Een ondertekend en geregistreerd protocol kan als een enkel document of als uittreksel worden verzonden naar ambtenaren die door slechts een deel van de vragen worden beantwoord.
