De activiteit van een onderneming vereist strikte controle om fouten en hun negatieve gevolgen te voorkomen, evenals om economische misdrijven en personen die ermee verbonden zijn te identificeren. Voor dit doel worden speciale controles uitgevoerd - verplichte en initiatiefaudits. Het kennen van de essentie van deze concepten, wat hun verschillen zijn en wat ze in de praktijk zijn, zal niet alleen nuttig zijn voor economen, accountants en financiers, maar ook voor modern opgeleide mensen.
Concept en essentie
Het woord "audit" wordt gebruikt om te verwijzen naar een audit van de economische, economische en financiële activiteiten van een onderneming door onafhankelijke specialisten die een speciale opleiding hebben genoten en gecertificeerd zijn op de manier die is voorgeschreven door de toepasselijke wetgeving, evenals staats- (federale) of internationale normen. Er zijn verschillende soorten van dergelijke onderzoeken, waarvan er twee het meest voorkomen: verplicht en initiatiefrijk. controleren,die wordt uitgevoerd om te voldoen aan de eisen van de wet, wordt verplicht genoemd. Dergelijke audits moeten bijvoorbeeld worden uitgevoerd door naamloze vennootschappen, professionele deelnemers aan de financiële of beurs, verzekeringsmaatschappijen, banken, enz. De resultaten van deze audit worden verzonden naar overheidsinstanties die toezicht houden op de activiteiten van dergelijke bedrijven. Bij een initiatiefaudit ligt dat helemaal anders. Uit de naam zelf volgt dat een dergelijke controle niet verplicht is, maar uitsluitend wordt uitgevoerd op verzoek of interne behoefte van de onderneming. De resultaten van deze audit worden nergens naar toe gestuurd, maar worden door eigenaren of managers gebruikt om te bestuderen en de juiste beslissingen te nemen.
Initiatiefnemers van het evenement
De beslissing om een optionele inspectie uit te voeren kan worden genomen:
- Voor een naamloze vennootschap - door aandeelhouders, een raad van commissarissen of een auditcommissie (deze organen zijn verplicht voor een dergelijke organisatorische en rechtsvorm van een rechtspersoon), evenals een uitvoerend orgaan (raad van bestuur, borden, enz.).
- Voor een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, een vennootschap met aanvullende aansprakelijkheid, een commanditaire vennootschap, een particuliere onderneming, enz. - door de eigenaren, de raad van commissarissen of de auditcommissie (indien hun verkiezing of benoeming is voorzien door interne documenten). Daarnaast kan de beslissing ook worden genomen door het uitvoerend orgaan (bestuurder, zaakvoerder, voorzitter van de vennootschap in overeenstemming met het Handvest van de juridischegezicht).
- Voor een particulier - een ondernemer - door de ondernemer zelf.
Voorwaarden en kenmerken
Initiatieve audit wordt meestal plotseling uitgevoerd, d.w.z. zonder waarschuwing van de belanghebbenden (hoofdaccountant, financieel directeur, enz.) om vervanging van documenten of wijzigingen in informatie te voorkomen. Zo'n controle duurt niet lang, zonder de normale werking van de onderneming te verstoren, behalve de noodzaak om een inventarisatie uit te voeren.
Initiatieve audit is onwenselijk om toe te vertrouwen aan hetzelfde bedrijf of bedrijf dat de onderneming adviseert bij de uitoefening van haar activiteiten. Dit zal helpen om fouten en onnauwkeurigheden te identificeren die tijdens de activiteiten zijn opgetreden en die de auditor eerder per ongeluk of opzettelijk over het hoofd heeft gezien, aangezien collusie tussen de accountant en het auditkantoor niet vaak voorkomt, maar nog steeds voorkomt.
Onderwerp van de studie
Aangezien een initiatiefaudit uitsluitend naar believen wordt uitgevoerd, bepa alt de klant zelf de onderzoeksobjecten. Deze kunnen zijn:
- Correcte boekhouding en fiscale boekhouding (voorbereiding en boekhouding van primaire documenten, rekeningschema en boekingen, berekening van belastingen en vergoedingen, enz.).
- Naleving van de voorwaarden van overeenkomsten en contracten met marktvoorwaarden.
- Correcte voorbereiding en indiening van financiële en andere rapporten aan de fiscale dienst en andere overheidsinstanties die de activiteiten van de onderneming controleren.
- Financiële en economische prestaties van het bedrijf (liquiditeit, financiële onafhankelijkheid,weerstand tegen marktschommelingen, enz.).
- Corporate governance (naleving van wettelijke vereisten voor de procedure voor het bijeenroepen en houden van vergaderingen van aandeelhouders of oprichters, voor het nemen van beslissingen, enz.).
- Inventarisatie van voorraden en afgewerkte producten, geld en andere activa, evenals vaste activa.
- Controleren of prijzen correct zijn.
Wanneer moet het gebeuren?
Initiatief-audit van een onderneming is het werk van hoogbetaalde specialisten, dus bedrijven voeren deze niet op regelmatige basis uit, maar alleen wanneer dat nodig is. Een dergelijke controle kan bijvoorbeeld nodig zijn in de volgende gevallen:
- Vóór de geplande inspectie van de belastingdienst (belastingdienst).
- Om de waarde van het bedrijf te bepalen met de bedoeling het te verkopen.
- Bij het plannen om investeringen aan te trekken, evenals het verkrijgen van een grote lening of krediet.
- Voor het nemen van belangrijke zakelijke beslissingen met betrekking tot de financiële en economische toestand van de onderneming.
- Als er vermoedens zijn over de activiteiten van de hoofdaccountant of directeur, evenals met de bedoeling om de personen die deze functies bekleden te veranderen.
Verificatieresultaten
Het uitvoeren van een initiatiefaudit geeft de eigenaren en managers van de onderneming de mogelijkheid om het werk van boekhouding, economen en financiers te controleren en de prestaties van het hele bedrijf te evalueren. Daarnaast zullen experts adviserenom fouten en onnauwkeurigheden te elimineren en om te vragen hoe dit in de toekomst kan worden voorkomen. Op basis van de resultaten van de audit kan de auditor ook helpen bij het nemen van de juiste beslissingen, zowel over belangrijke transacties van de onderneming zelf als over de intenties van de eigenaren om deze te verkopen, te fuseren of over te nemen.
Rapport van de accountant
Initiatiefaudit eindigt met de overdracht aan de klant van een volledig rapport, dat het "oordeel van de accountant" wordt genoemd. Dit document moet bevatten:
- Beschrijving van het controleobject. Bijvoorbeeld jaarrekeningen, de juistheid van de boekhouding, de nauwkeurigheid van de boekhouding van voorraden en gereed product, enz.
- De periode van de audit, evenals het bestreken tijdsinterval.
- Regelgevende documenten die werden gebruikt bij het werk van de auditor.
- Berekening van kansen.
- Conclusies en aanbevelingen.
- Volledige informatie over de auditor, gegevens van zijn staatsregistratie en certificering.
De conclusie moet worden genaaid, ondertekend en verzegeld. De auditor is verantwoordelijk voor de resultaten van de audit en conclusies, dus dit document kan indien nodig in de rechtbank worden gebruikt, maar alleen als de klant en de auditor geen verbonden partijen zijn.
Zijn of niet zijn?
Als het vertrouwen in de accountant 100% is en er zijn geen grote omzetten, verkoopintenties of grote transacties, hoeveel heeft een klein bedrijf dan een initiatiefaudit nodig? Het doel en de waarde van zulkecontroleert of deze wordt uitgevoerd door specialisten op hoog niveau, die kleine bedrijven zich niet permanent kunnen veroorloven. Onlangs zijn de boetes van fiscale diensten en andere toezichthoudende en regelgevende instanties aanzienlijk gestegen, en niemand is immuun voor fouten in de boekhouding of fiscale boekhouding. Daarom zouden zelfs kleine bedrijven minstens één keer per jaar een initiatiefaudit moeten uitvoeren.
