Een modern kantoor van een bedrijf is niet denkbaar zonder een mini-PBX. Dit apparaat is immers verantwoordelijk voor het organiseren van hoogwaardige intercom en rationeel gebruik van stadstelefoonlijnen. Tegenwoordig behoort de strijd tussen kantoormedewerkers voor het recht om te bellen vanaf het enige beschikbare nummer tot het verleden. Tegenwoordig wordt dit probleem opgelost door gebruik te maken van externe en interne lijnen. Het aantal vaste telefoonnummers hoeft niet te worden uitgebreid. Hoe kies je een PBX voor op kantoor en hoe installeer je deze? U vindt antwoorden op deze en andere vragen in dit artikel.
Wat is een PBX?
Office PBX is een kleine automatische telefooncentrale. Het is ontworpen om een klein aantal stadsnummers te bedienen. Met zo'n apparaat kan een bedrijf het zich veroorloven om niet voor elk nummer dat wordt gebruikt een aparte regel toe te kennen. Dit leidt tot een verlaging van de gesprekskosten.
Mini PBX concentreert de belasting op de lijn. Omdat elk van hen meer danintensief kan het bedrijf een deel van de vaste nummers weigeren of de normale werking van de onderneming verzekeren met hun tekort.
Het werkingsprincipe van een mini-PBX voor op kantoor is vergelijkbaar met de werking van meerkanaalsstations, die worden beheerd door telefoonoperators. Het verschil zit alleen in het aantal servicekamers. Voor een kantoorinstallatie ligt dit aantal beduidend lager. Een mini-PBX wordt ook gekenmerkt door een opsplitsing in interne en externe lijnen.
Hoe kies je een PBX voor op kantoor? Lees hieronder meer hierover.
Hoe kies ik een PBX?
Om de juiste keuze te maken bij het kopen van een mini-PBX, moet u beslissen over de invoergegevens en de gewenste criteria aangeven.
Invoergegevens betekent het aantal beschikbare vaste lijnen en het gewenste aantal werkende toestellen. De standaardverdeling is als volgt: elke stadslijn komt overeen met 3-4 interne lijnen. In ieder geval is het raadzaam om bij het bepalen van het aantal servicenummers te overleggen met een mini-PBX installatiespecialist voor op kantoor. De kleinste capaciteit van zo'n toestel is 3 vaste lijnen en 8 toestellen.
Het is noodzakelijk om te verduidelijken of er na de installatie van een mini-PBX op kantoor vrije externe en interne kanalen zullen zijn. Zo'n reserve mag niet groot zijn, maar als die helemaal ontbreekt, kunnen er in de nabije toekomst een aantal problemen ontstaan. We mogen interne lijnen voor faxen en modems niet vergeten.
Je moet ook beslissen over de fabrikant. De meest populaire bedrijven die mini-PBX produceren voor op kantoor zijn:Panasonic en LG.
Er zijn een aantal belangrijke vragen die gewoon met een PBX-verbindingsspecialist besproken moeten worden:
- de aanwezigheid van een ingebouwde adapter voor het aansluiten van een ononderbroken voedingsaccu;
- de noodzaak van een connector om een computer aan te sluiten die de onderhandelingsprotocollen bewaart;
- de mogelijkheid om de belastingsverdelingsmodus gelijkmatig in te stellen op elk van de stadslijnen.
Nu weet je hoe je een PBX voor op kantoor moet kiezen. Het is tijd om de belangrijkste kenmerken van dit apparaat nader te bekijken.
Belangrijkste kenmerken van PBX
Office PBX heeft de volgende hoofdfuncties:
- Oproep doorschakelen. Deze functie is het populairst, ongeacht het type bedrijfsactiviteit. Hiermee kunt u een inkomende oproep doorschakelen naar een fax of naar een specifieke medewerker van het bedrijf. Om dit te doen, kiest u gewoon het juiste toestelnummer op de systeemtelefoon en hangt u op. De externe partij hoort de melodie totdat er een nieuwe verbinding tot stand is gebracht. Als een bepaalde medewerker niet aanwezig is of zijn lijn bezet is, wordt de externe oproep weer teruggezet naar de systeemtelefoon.
- "Onderschep" de oproep. Deze functie is nodig in het geval dat een van de medewerkers naar een andere desktop ging en op dat moment zijn telefoon ging. Met een PBX voor op kantoor kan deze werknemer de oproep beantwoorden, zelfs als hij zich binnen de perimeter verplaatst. Om dit te doen, moet de werknemer een bepaalde combinatie van nummers op een van de apparaten bellen.
- Een oproep ontvangen tijdens een oproep. Als tijdens een gesprek een parallelle oproep wordt ontvangen, hoort u een bepaald signaal in de handset. Door een eenvoudige code in te toetsen, kunt u deze oproep beantwoorden.
- Bestel verbinding. Bij mislukte pogingen om een vast nummer te bellen dat constant bezet is, dient u een speciale code in te toetsen. De mini-PBX meldt dat de vereiste lijn vrij is en de verbinding wordt automatisch tot stand gebracht.
- "Volg mij." Met deze functie kunt u doorsturen naar elk van de extensies binnen de kantoorperimeter. De werknemer is dus misschien niet op de werkplek, maar al zijn inkomende oproepen worden door hem beantwoord.
- Conferentiegesprek. Met deze functie kunt u een of meer extra deelnemers toevoegen aan een telefoongesprek. Conferentiedeelnemers kunnen intern of extern zijn.
- Verbinding maken met een gesprek. Dankzij deze functie kan de manager op elk moment verbinding maken met een van de ondergeschikten, zelfs als er op dat moment een telefoongesprek is. Alleen een abonnee met het bijbehorende prioriteitsniveau kan deelnemen aan het gesprek. Dit proces gaat gepaard met een geluidssignaal. Passende prioriteitsniveaus worden toegewezen tijdens de installatie en configuratie van de PBX.
Extra PBX-functies
Naast de basisfuncties die kantoor-PBX's standaard hebben, zijn er een aantal extra functies die in een bepaald geval handig zijn. Sommigen van hen worden hieronder beschreven.
Als de secretaresse die oproepen ontvangt op de systeemtelefoon bezet is, kan de inkomende oproep in de wachtrij worden geplaatst. In dit geval hoort de externe abonnee geen piepjes, maar een spraakbericht dat je zelf kunt aanmaken. Het kan een reclameboodschap zijn of een eenvoudig verzoek om aan de lijn te blijven.
Een andere optie om de secretaresse een beetje te ontlasten is om externe abonnees toe te staan om zelfstandig het vereiste interne nummer van een specifieke medewerker van het bedrijf te bellen.
Door de mogelijkheid om spraakprocessors te gebruiken, kunt u elk toestel voorzien van een antwoordapparaat. Bovendien maakt deze voicemail het mogelijk om inkomende oproepen af te handelen zonder tussenkomst van operators.
Om te bepalen welke van de medewerkers welke interlokale of internationale gesprekken heeft gevoerd, kunt u aan elk van de medewerkers een persoonlijke code geven, waarmee de persoon gebruik kan maken van langeafstandscommunicatie. Als de werknemer geen speciale reeks nummers heeft, kan hij de tollijn niet bellen.
Het volgende beschrijft zowel standaard als moderne typen kantoor-PBX's.
Analoge telefooncentrales
Analoge mini-PBX kan worden gebruikt wanneer het aantal interne abonnees niet meer dan vijftig bedraagt en er geen hoge eisen worden gesteld aan de functionaliteit van het telefoonnetwerk.
Dergelijke apparatuur zet spraak om in een gepulseerd of continu elektrisch signaal waarvan de amplitude varieert. Voor vandaagdag analoge mini-PBX's kunnen tot 46 poorten bedienen.
Het belangrijkste voordeel van dergelijke apparatuur zijn de lagere kosten in vergelijking met digitale apparatuur met dezelfde capaciteit. Het nadeel van analoge telefooncentrales is een klein aantal servicefuncties.
Digitale PBX'en
Digitale mini-PBX's kunnen meer dan 50 poorten bedienen. Dergelijke apparatuur zet spraak om in binaire pulsstromen met behulp van de PCM-methode.
Digitale PBX'en zijn duurder dan analoge. Maar dankzij dit heeft zo'n apparaat een groot aantal servicefuncties. Deze PBX's zijn ook veel gemakkelijker te installeren in kantoren.
Draadloze telefooncentrales
Draadloze mini-PBX's voor op kantoor bieden mobiliteit voor werknemers en hebben geen kabels nodig. Bij het gebruik van zo'n apparaat hebben werknemers radiotelefoons waarmee ze zich over de hele perimeter kunnen verplaatsen.
In tegenstelling tot mobiel is draadloos gratis. De capaciteit van dergelijke mini-automatische telefooncentrales kan zonder problemen worden vergroot. Voor de werking van deze verbinding zijn geen vergunningen vereist.
In tegenstelling tot bedrade telefoons zijn radio's beschermd tegen afluisteren en geheime verbindingen. De geluidskwaliteit bij het gebruik van draadloze PBX's wordt als hoog gekenmerkt.
Virtuele telefooncentrales
Virtuele PBX voor op kantoor is een product van de nieuwste technologie. Het bevindt zich op de server van de internetoperator, vereist geen aankoopextra apparatuur en werkt op basis van het beschikbare netwerk op kantoor.
Bij het gebruik van dergelijke apparatuur worden de communicatiekosten tot een minimum beperkt. Indien nodig wordt de capaciteitsuitbreiding van deze mini-PBX zeer snel uitgevoerd.
Als het kantoor van locatie is veranderd, is het niet nodig om bestaande telefoonnummers te wijzigen. Het is ook niet nodig om specialisten te bellen om zo'n mini-PBX te installeren en aan te sluiten - alle bediening gebeurt via internet.
PBX met GSM
GSM mini-PBX voor op kantoor is ontworpen om telefonische communicatie te organiseren op plaatsen waar geen vaste lijn mogelijk is, maar wel een signaal van een mobiele operator.
GSM-gateway helpt het aantal externe lijnen te vergroten, terwijl de kantoorkosten voor mobiele communicatie worden verlaagd. De installatie is mogelijk in elk gebouw, stad of land waar uw IP-netwerk beschikbaar zal zijn. PBX voor op kantoor die dergelijke apparatuur gebruikt, biedt de mogelijkheid om zoveel mogelijk mobiele gesprekken te voeren met gebruikmaking van internet- of bedrijfstarieven wanneer deze lager zijn dan de gebruikelijke gesprekskosten.
PBX-installatie
De installatie van een mini-PBX voor het kantoor omvat ontwerp en uitrusting. Luisterend naar de mening van een specialist in het aansluiten van dergelijke apparatuur, moet u de meest relevante opties voor u en de vereiste capaciteit van de telefooncentrale bepalen.
De volgende fase van de installatie is de installatie van apparatuur. Meestal is hetbevindt zich in een speciale kast. Daarna worden externe en interne poorten aangesloten, worden alle kabels gekruist en gemarkeerd, en wordt het proces van de eerste test van het systeem uitgevoerd.
De volgende stap is het programmeren en opzetten van een mini-PBX. Dit proces is puur individueel voor een bepaalde klant, omdat ieders wensen en eisen anders zijn.
Als de kantoren van het bedrijf zich in verschillende gebouwen bevinden, moet elk van hen zijn eigen mini-PBX installeren, die met elkaar zal communiceren via een digitale of analoge verbindingslijn. Meestal wordt één systeemtelefoon gebruikt die bij de secretaresse is geïnstalleerd. De rest van het personeel moet worden voorzien van conventionele apparaten. Als het nodig is om alle medewerkers van systeemtelefoons te voorzien, moet u extra systeemkaarten voor de PBX aanschaffen, wat extra kosten met zich meebrengt.
Conclusie
Mini-PBX voor op kantoor is een speciaal apparaat voor een gelijkmatige verdeling van de belasting tussen telefoonlijnen van abonnees. Door dergelijke apparatuur te gebruiken, kunt u inkomende oproepen naar elk communicatieapparaat leiden, doorsturen en de standby-modus instellen. Met dit moderne apparaat kunt u het werk van de onderneming effectief organiseren en de kosten van telefonische communicatie verlagen. Het artikel beschrijft hoe u een PBX voor op kantoor kiest en hoe u deze installeert.
