Is het protocol een officieel document?

2024 Auteur: Henry Conors | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2024-02-12 11:19

Het woord protocol ligt op ieders lippen. Kantoormedewerkers horen het regelmatig tijdens vergaderingen, politieagenten gebruiken het in hun professionele activiteiten en staatshoofden en diplomaten worden gedwongen zich te houden aan de regels die hij oplegt. Wat is een protocol? We zullen het hieronder te weten komen.

Betekenis van protocol

Net als veel andere termen heeft dit woord verschillende betekenissen. Het hangt allemaal af van het werkterrein waarin het gewenste concept wordt toegepast. Laten we dus eens kijken naar de meest voorkomende situaties waarin het gebruikelijk is om over het protocol te praten.

Als het gaat om de zakelijke omgeving, is het protocol een document dat de gebeurtenis beschrijft die plaatsvindt (vergadering, vergadering, raad van bestuur, enz.).

We hebben het hierboven al gehad over de politie, die ook vaak een soortgelijk document opstelt. In dit geval wordt de vaststelling van het feit van een misdrijf of overtreding geïmpliceerd.

In internationaal formaat is het protocol een reeks regels die moeten worden gevolgd tijdens officiële ontmoetingen tussen regeringsfunctionarissen en diplomatieke figuren. Zo is er een protocol van bijeenkomsten van de hoofdenstaten of een bezoek aan de president.

In dit artikel zullen we ons echter concentreren op het concept van bedrijfsprotocollen.

Vergadernotulen

Zakelijke bijeenkomsten zijn een integraal onderdeel van alle processen in een zakelijke omgeving. Ze kunnen officieel plaatsvinden, rekening houdend met de afgesproken tijd en alleen op kantoor. Informele zakelijke dates zijn ook erg populair. In het tweede geval kunt u het doen zonder protocolbevestiging van het gesprek. Als de vergadering officieel is, moet deze schriftelijk zijn in overeenstemming met alle regels.

De notulen worden bijgehouden door de secretaris of een andere persoon met een dergelijke bevoegdheid. Om de stroom van het gesprek bij te houden, probeert u een ruwe lijst te maken van onderwerpen die tijdens de vergadering zullen worden besproken. Het zou ook handig zijn om een voicerecorder te hebben om de details niet te missen, want het protocol is een zeer gedetailleerde beschrijving van een zakelijk evenement.

De namen van aanwezigen en afwezigen moeten worden genoteerd. U kunt zelf aantekeningen maken over de locatie van iedereen die naar de vergadering is gekomen om het auteurschap van bepaalde woorden zonder fouten aan te geven.

Aan het begin van elke bijeenkomst wordt de volgorde bepaald waarin de vragen zullen worden behandeld, zorg ervoor dat u deze woordelijk opschrijft.

Als er tijdens de vergadering is gestemd, geef dan de resultaten aan (hoeveel mensen hebben "voor" en hoeveel "tegen" gestemd). In het geval dat er een klein aantal aanwezigen was op de vergadering, heeft u de mogelijkheid om ook de voor- en achternamen te markeren van al degenen die hebben gestemd.

Stel niet uithet protocol op een laag pitje zetten, want gedurende deze tijd kunt u de details van de vergadering vergeten.

Minuten van onderhandelingen

Onderhandelingen verschillen van een gewone zakelijke bijeenkomst doordat ze meestal een of enkele kwesties bespreken die voor beide partijen een grote rol spelen. In dit geval is het protocol een gelegenheid om alle nuances van het gesprek en de wensen van de partijen vast te leggen. De kwestie wordt niet altijd meteen na de eerste onderhandelingen opgelost, dus de bestuurders of andere medewerkers hebben tijd nodig en volledige informatie over de vergadering.

Het onderhandelingsprotocol is opgesteld volgens hetzelfde principe als elk zakelijk document.

Het is noodzakelijk om de datum van de beschreven gebeurtenis, het documentnummer en de volledige versie van de titel aan te geven. Dit wordt gevolgd door een inleiding, die noodzakelijkerwijs de lijst van aanwezigen en de belangrijkste discussiepunten aangeeft.

In het hoofdgedeelte is de informatie meestal verdeeld in drie delen: "Geluisterd", "Gesproken", "Besloten". In de volledige versie van het protocol worden de woorden van alle sprekers letterlijk geciteerd. In sommige gevallen wordt ook een uittreksel uit het protocol uitgegeven, waarin een bepaald deel ervan wordt gekopieerd.