Of je het nu leuk vindt of niet, geen enkele activiteit is mogelijk zonder om hulp en hulp te vragen. Of u nu voor een klein of een groot bedrijf werkt, u zult ongetwijfeld in contact komen met veel leidinggevenden en werknemers van andere organisaties, uw collega's of werkgevers, partners en klanten. Tegelijkertijd voert u zakelijke en persoonlijke correspondentie, vaak via e-mail.
Een verzoekbrief wordt natuurlijk alleen geschreven als daar een goede reden voor is: informatie, documenten, materiële hulp, eventuele acties zijn nodig. Daarom moet de tekst passend zijn. Hij moet duidelijk de essentie van het probleem en de manieren om het op te lossen, een wens of eis, overbrengen. Het is onaanvaardbaar om in dergelijke brieven emoties te uiten, ze moeten in bedwang worden gehouden, zelfs als de persoon die het dichtst bij je staat het zal lezen, om nog maar te zwijgen van zakelijke correspondentie. Het is grappig, maar de meeste correspondenten die de regels van de etiquette in hun tijd niet hebben bestudeerd, maken deze fout en schrijven in de teksten: "Schandalig! Wij eisen! Strikt!" Daarom krijgt zo'n over-emotionele verzoekbrief vaak niet de verwachte reactie, maargewoon genegeerd door de persoon die het heeft ontvangen.
Om dit te voorkomen, moet je voordat je begint met schrijven de belangrijkste vragen stellen: "Waar is het voor?", "Welk resultaat heb je nodig?" Daarna zal het gemakkelijker zijn om de hoofdzin te formuleren, bijvoorbeeld: "Ik vraag u om het project te financieren …", "Ik reken op uw deelname …" Een verzoekschrift kan meerdere verzoekschriften of voorstellen bevatten op eenmaal, dan komen er relevante woorden bij, zoals: we hopen…”, “Samen met deze…”, “Tegelijkertijd vragen we om hulp bij…”.
Je kunt in geen geval de regels van elementaire beleefdheid negeren, dus of dit nu een persoonlijke of zakelijke brief is, het verzoek moet correct worden vermeld. En het maakt niet uit hoeveel je de ontvanger leuk of niet leuk vindt, onthoud dat wat met een pen (op een toetsenbord) is geschreven, niet met een bijl kan worden omgehakt. Bovendien kan elk bericht niet alleen door de geadresseerde worden gelezen, maar ook door zijn collega's, familieleden, vrienden. Waarom zou je jezelf en anderen in verlegenheid brengen?
In de regels van de etiquette, evenals in de regels van zakelijke correspondentie, is het erg belangrijk om de gesprekspartner te kunnen begroeten. Zelfs als je als verkoper in een kraam werkt, is het onaanvaardbaar om iemand te verlaten zonder dit belangrijke element van het hostel, vooral als je iemand om hulp vraagt. Daarom moet elke verzoekbrief beginnen met een beknopte en respectvolle begroeting en eindigen met een goede wens en een beleefd afscheid, na lezing die,de geadresseerde, ook al kent hij u niet persoonlijk, zal begrijpen dat hij niet te maken heeft met een hysterisch persoon, maar met een persoon die zichzelf onder controle heeft.
Laten we ons even voorstellen hoe een verzoekbrief er structureel uit moet zien? Voorbeeld: begroeting, een korte beschrijving van de situatie, de essentie van de vraag en het verzoekschrift, een uiting van hoop op hulp, een beleefd afscheid.
In ons leven creëer je elke dag, met je acties en acties, vrijwillig of onbewust een reputatie voor jezelf. De brieven die je schrijft zijn een heel belangrijk onderdeel van dit levensproces.
