De workflow wordt opgevat als de regels waarmee ondertekende oplossingen worden gepromoot binnen een onderneming of instelling vanaf het moment dat ze worden ontvangen tot aan de archiefopslag. De basis van dit concept is de ontvangst van een document, de behandeling ervan, de overdracht aan de uitvoerende instanties, de organisatorische maatregelen voor de uitvoering, de certificering, de uitvoering, de opslag.
Dit is een proces dat rekening houdt met de instanties van de verplaatsing van het document samen met de snelheid van de verplaatsing door deze instanties. Documentstroom is een proces dat moet worden gecorreleerd met de informatieactiviteiten van het administratieve apparaat, waarbij elke afzonderlijke beslissing wordt gedocumenteerd en nieuw ontvangen documenten worden opgeslagen.
Een groot aantal tekortkomingen in de activiteiten van veel administratieve apparaten houdt precies verband met de slechte organisatie van het verkeer van documenten. Het proces van verspreiding van een document met managementbesluiten moet bijvoorbeeld drie verplichte componenten bevatten:
- informatieondersteuning voor de beslissing die wordt genomen (dit omvat betrouwbare informatie,bevestiging van de juistheid van de beslissing);
- documentatie van de beslissing zelf (reglementair document);
- controle over de uitvoering (inclusief de organisatie van het voorgestelde werk, methoden om de taak te voltooien, naleving van voorwaarden en deadlines).
Zoals uit het bovenstaande voorbeeld blijkt, is de workflow het verzamelen van informatie op basis waarvan een administratieve beslissing wordt genomen; voorbereiding van het besluit zelf, inclusief redactie, coördinatie, redactie tot goedkeuring. Alle bovengenoemde fasen vereisen de verplaatsing van het document, niet alleen tussen structurele afdelingen van de onderneming, maar ook tussen uitvoerders, van technici, specialisten tot managers. De conclusie uit dit voorbeeld is als volgt: hoe hoger de bewegingssnelheid van het document, hoe hoger de kwaliteit van de uitvoering ervan in elke specifieke fase, hoe beter het proces voor het beheer van de onderneming als geheel.
De term zelf verscheen al in de jaren twintig in de literatuur. Toen geloofde men dat de workflow de organisatie van werk is gericht op de rationele constructie van het staatsapparaat als geheel, de verdeling van verantwoordelijkheden tussen verschillende artiesten en diensten. In 1931 deed het Institute of Management Technology de eerste poging om de uniforme principes van de organisatie van kantoorwerk te reguleren. De regels zijn opgesteld volgens welke de aanvaarding en levering van documenten, de uitvoeringsregels en de regeling van de ondertekening moeten worden uitgevoerd. De volgende stadia van economische ontwikkeling kregen een wettelijke regeling van een dergelijk concept als:kantoorwerk, waarbij de nadruk lag op individuele technische handelingen. Het documentbeheerprogramma werd niet genoemd in deze wetgevingsbesluiten, hoewel het in feite allemaal neerkwam op het organiseren van het verkeer van documenten. Vanaf 1974 werd het hoofddocument ondertekend dat het hele proces van documentbeheer regelt, dat nog steeds van kracht is.
Dit stuk wetgeving wordt het "Unified State Records Management System" (USSD) genoemd, waarvan de paragrafen zijn gewijd aan de organisatie van de verplaatsing van documenten, technologische methoden voor hun verwerking en toepassingsregels. Deze collectie formuleert de basisregel: "Documentstroom is de operationele verplaatsing van een document langs de kortste weg, inclusief de minimale tijd- en arbeidskosten." Alleen door de goedgekeurde regel in de praktijk toe te passen, kan men rekenen op verbetering van het leven van de bevolking van het land, de groei van de economie van de staat.
Om deze doelen te bereiken zijn slimme, gedisciplineerde, verantwoordelijke leiders nodig, voor wie de invoering van een workflow op basis van de USSD een kwestie van eer en geweten zal zijn.
