Projectactiviteit stelt u in staat om de verhouding tussen beschikbare middelen, tijd en kwaliteit van het eindproduct het meest effectief te beheren. Met behulp van competente planning is het mogelijk om tijdig corrigerende beheeracties te implementeren op elk moment in elke fase van de projectlevenscyclus. Het gebruik van een geschikte methodologie maakt het mogelijk om vooraf de totale kosten voor het produceren van technische documentatie, de gemiddelde duur van de implementatie te berekenen en de verantwoordelijke personen in elke fase te bepalen (OBS-structuur, RAM-matrix). Het is belangrijk om de volledige lijst van werken correct te plannen (bouw de WBS-basis van het project) en de volgorde van hun implementatie (afbeelding van het PDM-netwerk). Er moet vooraf een keten van taken worden geïdentificeerd, waarvan de voortgang zeer zorgvuldig moet worden gecontroleerd. Aangezien ze geen reserve hebben, bepa alt de totale duur van hun implementatie de totale duur van het project (volgens de methode van het kritieke pad).
Aanzienlijke facilitering van het management wordt mogelijk gemaakt door een tool als de verantwoordelijkheidsmatrix (of lineair)planning). Het is gebouwd op basis van een vooraf ontwikkelde WBS-structuur (een hiërarchische basis voor het uitgevoerde werk) en een OBS-structuur (organisatiestructuur door uitvoerders). Het wordt gebruikt om leiderschap uit te oefenen door de introductie van het principe van verantwoordelijkheid (Principe Verantwoordelijkheid).
Het is noodzakelijk om elk van de taken in het programma te personaliseren volgens de juiste specialisten. Voor het project wordt een verantwoordelijkheidsmatrix gemaakt - dit is een weergave van geplande verbindingen (meestal - grafisch). Het wordt weergegeven in de vorm van een tabel op basis van de verhoudingen van WBS- en OBS-structuren. Vervolgens wordt de eerste weergegeven als de verticale rijen van de matrix en de tweede als de horizontale kolommen. Voor elk WBS-element wordt een medewerker aangewezen die de uitvoering ervan coördineert. Het bijbehorende bord wordt neergezet op het snijpunt van de twee componenten.
De verantwoordelijkheidsmatrix zou, indien correct uitgevoerd, een idee moeten geven van wie de uitvoering van elke link in de hiërarchische structuur op een lager niveau beheert. Slechts één persoon kan verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van een van de WBS-elementen. Maar de voortgang van verschillende onderdelen van het werk kan door één persoon worden gecontroleerd.
RAM - zo wordt de projectverantwoordelijkheidsmatrix (Verantwoordelijkheidstoewijzingsmatrix) kort aangeduid - de verdeling van rapportage en verantwoordelijkheden in de vorm van een tabel. Voor een goed georganiseerd programma moet de regel in acht worden genomen dat de uitvoering van eendoelen werden gecontroleerd door een bepaald bestuursorgaan. Bijvoorbeeld de projectmanager - de missie (alle taken), de verantwoordelijke uitvoerders - individuele elementen, enz. In feite wordt op deze manier een doelenboom opgebouwd. Het moet overeenkomen met de volgorde van de indeling van de structuur, die is belast met de uitvoering van het idee. De functionele verantwoordelijkheden van alle bij de geplande werkzaamheden betrokken personen worden bepaald door de verantwoordelijkheidsmatrix. Het dient om een reeks taken te specificeren, en mensen zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de uitvoering ervan.
Speciale software maakt projectvoorbereiding eenvoudiger. Met zijn hulp kunt u veel sneller WBS- en OBS-structuren, lijsten van werken met organisatie per fase en controle maken. Dezelfde RAM-verantwoordelijkheidsmatrix wordt gemaakt, maar in een meer gedetailleerde vorm. Zo is het zonder al te veel moeite mogelijk om de benodigde tabellen in de juiste softwarepakketten te verkrijgen. En ook, indien nodig, snel alle gegevens over het project wijzigen, terwijl u tegelijkertijd hun bijgewerkte grafische weergave ontvangt.
