Basisnormen en regels van zakelijke etiquette voor een kantoormedewerker en ambtenaar

2024 Auteur: Henry Conors | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2024-02-12 11:18

Wanneer je begint te werken, zul je snel beseffen dat het vermogen om de basisregels van de zakelijke etiquette te volgen, bijdraagt aan professioneel succes op elk gebied en even hoog wordt gewaardeerd als zakelijke kwaliteiten. Het zal je helpen om gemakkelijk in elk team te passen en snel geloofwaardigheid te krijgen bij collega's en management, vooral als je er snel in slaagt om het verschil te zien tussen zakelijke en seculiere etiquette en leert om de juiste gedragslijn te kiezen.

Basis zakelijke etiquette

Goede manieren in een kantoor of overheidskantoor zijn iets anders dan wat buiten als fatsoenlijk (gewoon) wordt beschouwd.

• Als de leider een man is, mogen vrouwen niet verwachten dat hij opstaat als ze het kantoor binnenkomen. Hoewel er onder de bazen welopgevoede mannen zijn die deze gewoonte tot het niveau van een reflex hebben gebracht en die altijd opstaan als een dame de kamer binnenkomt, is dit een uitzondering. En laat het mooi zijn, maar toch is een seculiere toon op het werk ongepast. Op kantoor,bij een overheidsinstantie loopt de mannelijke baas als eerste door de deur, en als je op zakenreis bent, stapt hij als eerste in de auto.
• De woorden "dank u" en "alsjeblieft" in een werkomgeving zijn zelfs wenselijker dan in het "sociale leven". Bedank uw collega's voor elke, zelfs de meest onbeduidende service, en vergeet het "magische woord" niet wanneer u een verzoek doet of gewoon een bestelling van uw meerderen doorgeeft aan een van de medewerkers.
• Glimlach altijd als je collega's begroet en beantwoord ze met een glimlach.
• Praat met mensen op een rustige, vriendelijke toon en laat ze tekenen van aandacht zien, ongeacht hun geslacht.
• Als de man die voor je loopt naar de deur veel documenten heeft, haal hem dan in om de deur te openen en laat hem passeren. Hulp op kantoor moet altijd degene zijn voor wie het handiger en handiger is, maar in officiële relaties is er een duidelijke hiërarchie die u moet voelen en onderhouden. Dit betekent niet dat je verlegen moet zijn tegenover je superieuren of meer aandacht moet schenken aan elk woord, nee, maar je moet hem of haar het nodige respect schenken.

De geaccepteerde regels voor zakelijke etiquette kunnen aanzienlijk verschillen, niet alleen in verschillende sectoren, maar ook in individuele bedrijven. Er zijn echter regels die moeten worden gevolgd door zowel kantoorpersoneel als overheidspersoneel. Onder hen zijn de naleving van stiptheid, naleving van het imago van het bedrijf in kleding, het vermogen om geheimen te bewaren en het vermogen om persoonlijke problemen buiten het werk te laten. Laten we elk van deze regels in meer detail bespreken.

De noodzaak om alles op tijd te doen

De regels van de zakelijke etiquette op kantoor, overheidsinstanties vereisen dat je altijd op tijd op je werk komt en alle taken op tijd voltooit. Vertragingen, vertragingen in werk dat precies op het beloofde tijdstip moet worden ingeleverd, is onaanvaardbaar.

Mis nooit een zakelijke bijeenkomst, kom vroeg naar hen toe om de reputatie van het bedrijf niet in gevaar te brengen, niet alleen die van u. Als je te laat moet zijn, waarschuw dan van tevoren, de autoriteiten moeten weten waar je bent. Onthoud dat het in acht nemen van nauwkeurigheid, stiptheid in alle zaken onmisbare regels zijn van de zakelijke etiquette voor een ambtenaar en kantoormedewerker, evenals een manifestatie van respect voor anderen, natuurlijk voor elke ontwikkelde persoon.

Hoe kleed je je goed voor het kantoor of de overheidsdienst

Gewone zakelijke dresscode moet worden gevolgd.

• Het uiterlijk van een werknemer moet passen bij het imago van het bedrijf, een prettige indruk achterlaten, en als je bij een overheidsinstantie werkt, is dit nog belangrijker.
• Vrouwen zijn verplicht om rokken en jurken te dragen die niet langer zijn dan de knie, getailleerde broekpakken zijn toegestaan. Het is onaanvaardbaar om kleding in felle, flitsende kleuren met pailletten, strass-steentjes en strakke kleding te dragen om op kantoor te werken.
• Mannen moeten zich houden aan zakelijke kleding, pakken, broeken, overhemden met of zonder stropdas dragen. Jeans en truien kunnen het beste worden uitgesloten van de werkgarderobe.
• Je kunt dragen naar je werkbescheiden sieraden die passen bij de outfit, evenals andere details van het kostuum.

Privacybeleid

Je moet de geheimen van het bedrijf, elke transactie, kunnen bewaren zonder dit onderwerp uit te breiden met collega's of met je dierbaren. Lees geen voor andere personen bestemde brieven, verzend alle berichten persoonlijk, zonder tussenpersonen en onbevoegden. Als u een fax moet verzenden, bel dan vooraf de geadresseerde zodat hij in de buurt is en het document of de brief persoonlijk kan ontvangen. Vermeng je privéleven niet met je werk, praat niet over problemen in het leven, zoek geen troost of vraag geen hulp aan collega's. Op kantoor is het belangrijk om kalmte en een goed humeur te behouden, ongeacht het slechte humeur. Deze regels van zakelijke etiquette voor een overheidsfunctionaris en kantoormedewerker moeten strikt worden gevolgd.

Jij en je baas

De regels van de zakelijke etiquette voor ondergeschikten impliceren een afstandelijk, onbekend beroep op een manager. Zelfs als de baas (baas) een meisje of een jonge man is die maar iets ouder is dan jij, is het de moeite waard om "jij" te zeggen. Als u in het kantoor van de manager bent en een zakenpartner of een andere baas komt binnen, of u nu blijft of vertrekt, hij moet beslissen of hij u vraagt om te vertrekken, er is geen reden om u gekleineerd te voelen. Als je baas je ooit beledigt in het bijzijn van vreemden, reageer dan niet in natura. Als je van streek bent, spring dan niet het kantoor uit, probeer rustig naar buiten te gaan en zoek een afgelegen plek waar je kunt kalmeren. NietBespreek met collega's wat er is gebeurd. Buiten kantooruren kun je met de manager zaken regelen, rustig naar zijn wensen luisteren en je klachten uiten. Hoe hoger de baas, hoe moeilijker je rol, en in sommige situaties is het belangrijk om de regels van de zakelijke etiquette te onthouden. Als een bijzonder gerespecteerd persoon door de gang van een instelling moet worden begeleid, moet je de deuren openen om de belangrijke gast door te laten en dan naast hem gaan staan, slechts een kwart stap achter. Als de gang splitst, moet je met een sierlijk gebaar de richting aangeven. Als de gang kronkelt, kun je zeggen "Laat me met je lopen" en dan stoutmoedig doorgaan.

Een paar woorden over slechte manieren

Er zijn normen en regels voor zakelijke etiquette die voor alle medewerkers ondubbelzinnig zijn: lees geen brieven van anderen, spreek terughoudend en beleefd, wees vriendelijk tegen collega's en houd afstand van meerderen. Maar soms wordt er op het werk een uitzondering gemaakt op deze regels, bijvoorbeeld wanneer u een document moet vinden op het bureau van een andere medewerker die er niet is. Algemeen gedrag in de dienst en op kantoor moet waardig zijn, met onberispelijke manieren. Je moet constant je gedrag in de gaten houden, hoe je loopt, communiceert, zit. Onthoud dat het onfatsoenlijk is om de neus, oren, haar of andere delen van het lichaam in het openbaar aan te raken.

Wat mag nooit worden gedaan op de werkplek:

• Kauw, kies je tanden.
• Knagen aan pennen, potloden, papier of nagels.
• Correcte make-up, manicure, lippen lakken op de werkplek - dit zijn de basisregelszakelijke etiquette voor een secretaresse.
• Geeuw zonder je mond te bedekken.
• Zet je voeten op tafel, kruis je benen

Dagelijks vereist:

• Houd schone kleding, haar, lichaam, gebruik deodorant, maar geen parfum.
• Neem een nette zakdoek mee.
• Zorg voor uw gebit.

Deze regels en wensen zijn onmisbare etiquettenormen, ze stellen je in staat om niet alleen een goede, waardevolle medewerker te worden, maar ook een prettig persoon met wie je wilt omgaan. Uiterlijk is de beste manier om respect voor andere mensen te tonen.

Regels voor goede manieren in de omgang met collega's

Wanneer je voor het eerst op kantoor begint te werken en je collega's leert kennen, begin je relaties op te bouwen die het klimaat in het team en de resultaten van gemeenschappelijk werk zullen bepalen. Hoe zich te gedragen om ze voor zich te winnen? Wees vriendelijk tegen iedereen, maar probeer niet meteen dicht bij één persoon te komen, geef jezelf wat tijd om mensen beter te leren kennen. Vraag medewerkers gerust naar de baan, maar voer in eerste instantie geen persoonlijke gesprekken met hen. Maak je geen zorgen als het je niet is gelukt om vanaf de eerste dag bij het team te komen, daar is niets mis mee. Bedank collega's altijd voor hun hulp en vergeet niet om niet verder te gaan dan de regels van de zakelijke communicatie-etiquette.

Bijvoorbeeld:

• irriteer je collega's niet met je gesprekken en bemoei je niet met de gesprekken van anderen;
• roddel niet en luister niet naar roddels, luister niet naar andermanstelefoontjes;
• bespreek gezondheids- en lichaamsfuncties niet met collega's;
• probeer bij geen enkele gelegenheid uw persoonlijke mening te uiten of op te dringen;
• berisp niemand in het bijzijn van vreemden, zelfs als je drie keer gelijk hebt, plotseling je geduld verloor - verontschuldig je onmiddellijk;
• doe niet alsof je het drukker hebt dan anderen, soms kun je je collega's beleefd vragen geen lawaai te maken, maar doe het beleefd en zonder te bellen;
• wees niet egoïstisch, probeer in je officiële ijver je collega's geen kwaad te doen om wat voordeel te behalen of in de gunst te komen bij je superieuren.

En de belangrijkste regel van zakelijke etiquette, zowel voor een kantoormedewerker als voor een overheidsmedewerker, is: je moet beleefd, tactvol, hoffelijk en tolerant zijn in de omgang met collega's en het management, en nooit doorgaan over je emoties.”

Telefoonetiquette voor secretaresse

Eerste indrukken van een bedrijf worden vaak telefonisch gemaakt en een slechte eerste indruk is moeilijk weg te krijgen. Heel vaak, wanneer u een bedrijf belt voor zaken, kunt u een antwoord tegenkomen dat niets te maken heeft met zakelijke etiquette of eenvoudige beleefdheidsregels. Sommige medewerkers beantwoorden de kantoortelefoon alsof ze een gunst bewijzen, anderen vinden het niet nodig om het bedrijf of de afdeling te noemen. En iedereen weet hoe prettig het is om daarna aan de telefoon te praten met welgemanierde mensen die snel en vriendelijk antwoorden en hun bereidheid om te helpen uitdrukken.

Telefoons worden meestal beantwoord door de secretaresse, maar niet alleen hij, maar alle medewerkers moeten de basisregels van de zakelijke communicatie-etiquette kennen, die belangrijk zijn om te volgen bij communicatie via de telefoon.

• Laat mensen niet wachten op een antwoord, pak meteen de telefoon en neem op. Als u niet kunt praten, vraag dan om terug te bellen, laat de beller niet wachten. En muziek op de lijn aansluiten om een leemte op te vullen, wordt als slechte manieren beschouwd.
• Onmiddellijk nadat je de telefoon hebt opgenomen, zeg je hallo, noem je je bedrijf en stel je jezelf voor. Als je in een grote instelling werkt, moet je een specifieke afdeling een naam geven om de beller te helpen de weg te vinden.
• Als de telefoon om iemand anders wordt gevraagd, accepteer dan een bericht voor diegene of bied aan om later terug te bellen.
• Houd tijdens een gesprek de touwtjes in handen en gedraag je correct, zelfs met de meest trage klanten. Als de persoon gespannen is, help hem dan om te kalmeren, maar als reactie op de belediging, hang dan gewoon op.
• Let op je toespraak en kies je woorden, onthoud dat jargon in zakelijke communicatie volkomen ongepast is. Zeg nooit "ja" of "oké", alleen "ja", "oké" of "natuurlijk".
• Houd de telefoon in je handen, niet tussen je schouder en kin, spreek duidelijk en direct in de microfoon, niet voorbij. En spreek nooit met je mond vol.
• Zeg hallo als je belt en identificeer jezelf en het bedrijf dat je vertegenwoordigt onmiddellijk. Wees beleefd, kort en to the point.

Zakelijke etiquette in de omgang met bezoekers

Overheidsmedewerkers en kantoorpersoneelmedewerkers ontvangen vaak klanten in hun kantoor. Goede manieren zijn hier enorm belangrijk, mensen gaan graag om met iemand die hen respect toont. De etiquetteregels voor zakelijke communicatie en gedrag moeten in alles worden nageleefd: zowel bij het ontmoeten van de bezoeker aan de deur, hem helpen uitkleden, als hem niet laten wachten. Als je nog steeds moet wachten, bied dan je excuses aan, zelfs als de fout voor deze vertraging niet van jou is, bied hem dan thee of koffie aan. Begroet mensen met een vriendelijke glimlach, probeer informele contacten te leggen, maar roddel nergens over. Houd in een gesprek afstand, maar wees correct, beleefd en geduldig. Begeleid bezoekers naar de kantoordeur alsof ze uw gasten zijn.

Goede toon in zakelijke brieven

De regels van de etiquette van zakelijke correspondentie zijn van invloed op zowel het uiterlijk als de inhoud, de inhoud van de brief zelf. Voordat u gaat schrijven, moet u een plan opstellen waarmee u beknopt en duidelijk de essentie van de zaak kunt verwoorden. Tegelijkertijd is het belangrijk om rekening te houden met een aantal verplichte regels voor het voeren van zakelijke correspondentie.

1. De brief moet correct zijn geschreven qua stijl, spelling en interpunctie.
2. Officiële berichten worden meestal gedrukt, dit is een teken van respect voor de geadresseerde.
3. Volgens de regels van goede manieren mag geen van de brieven, met uitzondering van dank, niet onbeantwoord blijven.
4. De brief moet netjes zijn opgemaakt, het is gebruikelijk om zakelijke brieven alleen op wit A-4-papier te schrijven.
5. Dateer je brieven altijd linksonder en laat een persoonlijke handtekening, achternaam eninitialen.
6. Bij adressering is het gebruikelijk om het woord "dear (s)" te gebruiken, en bij gebruik van het persoonlijke voornaamwoord "Jij", een hoofdletter.

Tot slot

Perfectie wordt bereikt door ijver en herhaling. Streef naar uitmuntendheid in alles, verkondig de regels van de zakelijke etiquette - in de manier van vasthouden, in de manier van spreken en bewegen, maar stop niet alleen bij de uiterlijke manifestatie van goede manieren, corrigeer de tekortkomingen van je eigen karakter, wees attent aan collega's, leer uithoudingsvermogen en geduld, behandel jezelf en behandel andere mensen met evenveel respect. Als je ijverig werkt, zul je snel resultaten opmerken die je leven zullen veranderen.