Elke onderneming zou actief gebruik moeten maken van zo'n beheertool als budgettering van inkomsten en uitgaven (hierna BDR genoemd). Wat het is? Laten we proberen dit artikel te begrijpen.
Basisdefinities
Elke zakelijke entiteit heeft zijn eigen BDR-systeem, afhankelijk van de keuze van de financiële planningsstrategie en van de gestelde doelen. Daarom is het bij het definiëren van BDR, wat het is en wat het doel is, noodzakelijk om te begrijpen dat het als managementtechnologie in elk bedrijf gericht is op het bereiken van zijn eigen doelen en het gebruik van zijn eigen middelen en hulpmiddelen.
Budgetten worden opgesteld voor zowel het bedrijf als geheel als voor de afzonderlijke divisies. Budgettering van inkomsten en uitgaven is een werkplan, gecoördineerd over alle structurele eenheden, dat individuele budgetten combineert en wordt gekenmerkt door een informatiestroom voor het nemen van managementbeslissingen op het gebied van financiële planning. In deze begroting worden de geplande winst en kasstromen in totaal bekeken. Dus, het beantwoorden van de vraag of de BDR -wat het is, kan worden gesteld dat dit het resultaat is van vele discussies, evenals het nemen van beslissingen in de toekomst over het lot van de onderneming, wat bijdraagt aan een effectief operationeel en financieel beheer.
Berekeningen die worden uitgevoerd tijdens het opstellen van de begroting, maken het mogelijk om tijdig en volledig te bepalen hoeveel geld nodig is om de genomen beslissingen uit te voeren. In dit geval hebben we het over de vorming van bronnen van ontvangst van deze fondsen (bijvoorbeeld geleend of eigen).
Evaluatie van de effectiviteit van de BDR
Wat voor soort concept dit is en hoe het beoordeeld kan worden, kan alleen al in de gepande periode worden beoordeeld. Het effect van budgetontwikkeling hangt dus af van hoeveel de mate van flexibiliteit van een bedrijfsentiteit zich manifesteert, vanwege de vooruitziende blik op de resultaten van managementacties. Financiële planning en budgettering voorziet in de definitie van basisinstellingen voor elk afzonderlijk gebied van de activiteiten van de entiteit, evenals de berekening van verschillende opties met de voorbereiding van reacties op waarschijnlijke veranderingen in de interne en externe omgeving.
Budgetfuncties
Deze functies zijn afhankelijk van de fase van BDR-vorming en de implementatie ervan. Helemaal aan het begin van de verslagperiode is dit financiële document een plan voor verkopen, uitgaven en andere financiële transacties in het komende jaar. Aan het einde van de verslagperiode vervult hij al de rol van taxateur (meter), met behulp waarvan het mogelijk wordt om actuele en geplande indicatoren te vergelijken om bij te sturen op de volgende activiteiten van de onderneming.
De functies van BDDS en BDR zijn vergelijkbaar en kunnen worden weergegeven door de volgende lijst:
- analytisch (correctie van strategie, heroverwegen van ideeën, stellen van nieuwe doelen en analyse van alternatieven);
- financiële planning;
- financiële boekhouding (het is noodzakelijk om rekening te houden met en rekening te houden met de acties die al in de vorige periode zijn genomen om in de toekomst de juiste beslissingen te nemen);
- financiële controle (vergelijking van taken en behaalde resultaten, identificatie van zwakke en sterke punten);
- motivationeel (begrip van het gevormde plan, straf als het niet wordt uitgevoerd en aanmoediging bij het uitvoeren en overmatig uitvoeren);
- coördinatie;
- communicatie (coördinatie van geplande indicatoren van de structurele afdelingen van de onderneming, het vinden van compromissen en het toewijzen van verantwoordelijke uitvoerders aan een of ander punt van het plan).
Vergelijking van BDDS en BDR
BDR (inkomsten- en uitgavenbudget), evenals BDDS (cashflowbudget) zijn de belangrijkste financiële documenten die bijvoorbeeld aan een bankinstelling moeten worden voorgelegd bij het verkrijgen van een lening. Er is echter een verschil tussen de twee:
- BDDS is op kasbasis, BDR is op transactiebasis;
- BDR is nettowinstplanning en het gebruik van BDDS-kasstromen zijn gepland;
- BDR geeft digitaal materiaal weer zonder indirecte belastingen zoals btw en accijnzen, en in BDDS worden alle indicatoren aangegeven, rekening houdend met dezebelastingen;
- deze twee documenten hebben verschillen in structuur: de BDR heeft artikelen over afschrijvingen en herwaarderingen, en de BDS bevat artikelen over de ontvangst en teruggave van geleend geld;
- en, natuurlijk, discrepanties in het doel van deze documenten: de BDR wordt gebruikt om de geplande kosten, winstgevendheid, omzet en winst te berekenen, en de BDDS is nodig om cashflows via de kassa en vereffeningsrekeningen te volgen van de onderneming.
De belangrijkste fasen van budgettering in een onderneming
De eerste fase is het vormen van een financiële structuur en is gericht op het ontwikkelen van een model van een dergelijke structuur dat het mogelijk maakt om de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de begroting zelf vast te stellen, evenals controle over de bronnen van inkomsten en onkosten.
De tweede fase omvat de vorming van de structuur van budgetten en wordt gedefinieerd als een algemeen schema van het geconsolideerde budget van een zakelijke entiteit. In dit stadium verdienen de kostenposten in het ondernemingsbudget speciale aandacht.
Op basis van de resultaten van de implementatie van de derde fase wordt het boekhoudkundige en financiële beleid van de onderneming gevormd. Met andere woorden, er wordt een reeks regels opgesteld voor boekhouding, operationele boekhouding en productieboekhouding, rekening houdend met de beperkingen die zijn aangenomen bij het opstellen van de begroting en het toezicht op de uitvoering ervan.
De vierde fase heeft betrekking op de ontwikkeling van de volgorde en procedures voor monitoring, planning en analyse, in het geval van een gebeurtenis - de redenen voor het mislukken ervan.
En tot slot, de vijfde fase is al verbonden met de directe implementatie van het budgetteringssysteem. Het omvat werkzaamheden waarvan de uitvoering verband houdt met het opstellen van financiële en operationele begrotingen voor de komende periode, het uitvoeren van een passende analyse, waarvan de resultaten vaak kunnen leiden tot enige bijstelling van de begrotingen. Dientengevolge moeten de inkomsten en uitgaven van de onderneming in het vereiste bedrag worden gevormd.
Drie benaderingen van het budgetteringsproces
In de moderne literatuur zijn er drie benaderingen waarmee BDR-artikelen worden gevormd:
- bottom-up;
- "van boven naar beneden";
- gecombineerd.
De eerste benadering wordt gebruikt bij grote ondernemingen waar de hoofden van structurele afdelingen begrotingen opstellen voor afdelingen of secties, die vervolgens worden teruggebracht tot de begrotingen van de werkplaats of fabriek als geheel. Een voorwaarde voor het organiseren van budgettering is de coördinatie van indicatoren door middenmanagers met het topmanagement van het bedrijf.
Het tweede BBB-voorbeeld van benadering laat zien dat het budgetteringsproces wordt uitgevoerd door het topmanagement en dat de betrokkenheid van managers op een lager niveau minimaal is.
De derde benadering is de meest evenwichtige en vermijdt de negatieve effecten van de twee voorgaande benaderingen.
De deugden van budgetteren
Zoals elk economisch fenomeen heeft budgettering zowel positieve als negatieve kanten. Voordelen zijn onder meer:
- bevordert motivatie en een positieve houdingteam;
- coördineert het werk van het team als geheel;
- dankzij regelmatige analyse kan je het budget tijdig aanpassen;
- is een hulpmiddel om geplande en werkelijke resultaten te vergelijken.
Fouten van budgettering
Onder de belangrijkste tekortkomingen moet het volgende worden benadrukt:
- verschillen in de perceptie van budgetten door verschillende mensen;
- hoge kosten en complexiteit van het budgetteringsproces;
- gebrek aan budgetmotivatie als het niet aan alle medewerkers wordt gecommuniceerd.
